Programme Voltaire – Protection des données personnelles

Etat du 30.06.2022

Par la présente déclaration nous souhaitons vous informer quelles données à caractère personnel sont collectées, traitées, stockées et transmises et dans quel but. Cette déclaration de confidentialité relative à la protection des données couvre nos processus de traitement des données personnelles dans le cadre du programme Voltaire en ce qui concerne :

  • Le site Web que nous exploitons à partir duquel vous accédez à cette politique de confidentialité (ci-dessous le « site Web ») ;
  • Le compte utilisateur ;
  • Le processus de candidature ;
  • Les e-mails au format HTML que nous vous envoyons et qui contiennent un lien vers la présente politique de confidentialité ou d'autres messages qui vous sont destinés ;
  • Les interactions hors ligne que vous avez avec nous.

Pour résumer, nous dénommerons ces processus de traitement des données ci-dessous « services ». La présente déclaration de la protection des données s’applique exclusivement aux données récoltées dans le cadre du programme Voltaire. Le traitement de toutes données s’effectuant en dehors de ce cadre n’est pas couvert par la présente déclaration. Des informations relatives au traitement de ces données peuvent être trouvées dans les déclarations générales de protection des données du Centre Français de Berlin et de l’Office franco-allemand pour la Jeunesse.

 

I. Responsables délégués à la protection des données et contact

Les responsables au sens de l’article 4 du règlement général sur la protection des données de l’UE (ci-après « RGPD ») sont :

 

L'Office franco-allemand pour la jeunesse

- 51 rue de l'Amiral Mouchez, 75013 Paris, Tel : 01.40.78.18.18

- Molkenmarkt 1, 10179 Berlin, Tel : +49 (0)30 288 75 70 0

(ci-après « OFAJ »)

 

en responsabilité conjointe avec :

 

Le Centre Français de Berlin

Müllerstraße 74

13349 Berlin,

(ci-après « CFB »)

 

Dans la présente déclaration, les responsables sont collectivement dénommés ci-dessous par les termes « nous ». L'essentiel de l'accord entre les responsables, ainsi que les fonctions et les relations effectives vous concernant, figurent dans l'annexe 1.

Vous pouvez contacter nos responsables délégués à la protection des données directement, aux adresses mails suivantes :

OFAJ : protectiondesdonnees@ofaj.org

CFB : ds@centre-francais.de

Ou bien par courrier à notre adresse postale, avec la mention « à l’attention des responsables délégués à la protection des données ».

 

II. Données à caractère personnel

Constituent des données personnelles toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Sont notamment collectées les données suivantes :

  • Nom du/de la participant·e
  • Nom du(des) responsable(s) légal(aux)
  • Adresse électronique
  • Date et lieu de naissance
  • Académie de l'établissement scolaire
  • Curriculum vitae (CV)
  • Coordonnées bancaires
  • Numéro(s) de téléphone
  • Données relatives à la santé
  • Adresse IP
  • Date et heure de la demande
  • Autres données collectées via le formulaire de candidature du programme Voltaire

 

III. Collecte des données à caractère personnel

Nous collectons des données à caractère personnel par le biais des services, par exemple lorsque vous visitez notre site web, créez un compte utilisateur, posez votre candidature pour le programme d'échange ou encore lorsque vous nous contactez.

Si vous nous fournissez certaines données à caractère personnel dans le cadre d’une requête, cette procédure s’effectue généralement de manière facultative. La collecte et le traitement de ces données sont effectués sur la base de l’article 6, paragraphe (ci-dessous « par. ») 1.a) du RGPD, avec votre consentement. Nous devons collecter et traiter certaines de vos données à caractère personnel dans le but d’exécuter les services attendus dans le cadre du programme Voltaire. Si certaines informations requises ne sont pas transmises, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de fournir notre service. Si vous nous divulguez, à nous ou à nos prestataires de services, des données à caractère personnel concernant d’autres personnes que vous et que vous nous autorisez à collecter, traiter et utiliser ces données, vous certifiez que vous avez le droit de le faire.

 

IV. Le traitement des données à caractère personnel

Nous ainsi que nos prestataires de services traitons les données à caractère personnel aux fins suivantes :

 

  1. Mise à disposition des fonctionnalités du site web et réponse à vos demandes

 

  • Pour vous fournir les fonctionnalités du site Web et en particulier le formulaire de candidature.
  • Pour répondre à vos demandes et satisfaire vos souhaits lorsque vous nous contactez, par exemple, lorsque vous nous posez des questions, nous faites des suggestions, des remarques positives, vous souhaitez vous plaindre ou encore lorsque vous nous faites une proposition ou demandez d’autres informations sur nos services.
  • Pour vous envoyer des informations administratives, telles que les modifications apportées à nos conditions générales et à nos directives.

La base légale est l’article 6 par. 1.b) du RGPD.

 

  1. Création d’un compte utilisateur

 

  • Pour des raisons de sécurité, l’accès à l’extranet présuppose la création d’un compte utilisateur. Vous trouverez le formulaire d’inscription relatif à la création d’un compte utilisateur sur le site internet suivant : http://programme-voltaire.org/

Une fois rempli, le formulaire est enregistré, afin de nous permettre de traiter votre inscription. Les champs obligatoires aux fins de traitement de votre inscription sont marqués d’un astérisque. A défaut de renseignement de ces champs obligatoires, votre inscription ne pourra être traitée.

La base légale est l’article 6 par. 1.b) du RGPD.

 

  1. Planification et mise en œuvre du programme Voltaire

 

  • Pour préparer l’échange de jeunes dans le cadre du programme Voltaire, par exemple en recensant les candidats, en sélectionnant et en répartissant les participant·es, en envoyant les lettres d’acceptation aux participant·e·s et aux écoles, en organisant des séminaires d’accompagnement, en traitant les demandes de subvention.
  • Pour mettre en œuvre l’échange de jeunes que nous avons préparé, par exemple en fournissant des fonds, en facilitant le contact entre les familles ou encore en envoyant des attestations de participation.

La base légale est l’article 6 par. 1.b) du RGPD.

Si, dans ce contexte, il vous est demandé de renseigner des données relatives à la santé des participant·e·s, cette indication est facultative, comme le dispose l’article 6 par. 1.a) lu conjointement avec l’article 9 par. 2. a) du RGPD.

 

  1. Amélioration de la qualité des services

 

  • Pour contacter les utilisateurs à des fins d’enquête sur la qualité (évaluation des processus et de l’utilisation de l’extranet) :

Nous menons ces activités compte tenu de notre intérêt légitime. La base juridique est l'article 6, par. 1. f) du RGPD.

 

  1. Respect des obligations légales, coopération avec les autorités publiques, les forces de l'ordre et autres raisons juridiques

 

Nous traitons et transmettons également vos données à caractère personnel, lorsque cela est nécessaire ou approprié, en particulier lorsque nous y sommes contraints par la loi et qu’il existe un intérêt légitime à le faire :

  • Lorsque nous y sommes contraints par la loi :
  • Cela peut inclure des lois en dehors de votre pays de résidence
  • Coopération avec les autorités publiques :
  • Pour répondre à une demande ou fournir des informations que nous jugeons nécessaires et appropriées.
  • Cela peut inclure des autorités publiques en dehors de votre pays de résidence.
  • Coopération avec les forces de l’ordre
  • Par exemple, lorsque nous répondons à des demandes et à des injonctions des forces de l’ordre ou lorsque nous fournissons des informations que nous jugeons nécessaires et appropriées
  • Pour d’autres raisons juridiques, comme par exemple :
  • Pour faire respecter nos conditions générales
  • Pour protéger nos droits, la vie privée, la sécurité, la propriété et les droits de nos sociétés affiliées, de vous ou d’autres personnes.

 

  1. Agrégation et/ou anonymisation des données à caractère personnel

 

Nous agrégeons et/ou rendons anonymes certaines données à caractère personnel de sorte qu'elles ne soient plus considérées comme des données à caractère personnel. Nous le faisons dans le but de pouvoir générer d’autres données, que nous pouvons utiliser et divulguer dans le cadre de nos services, car elles ne vous identifient plus, ni vous ni aucune autre personne. La base légale est l’article 6, par. 1 f) du RGPD.

 

  1. Réalisation de nos objectifs

 

  • Pour les audits, afin de vérifier que nos processus internes fonctionnent comme prévu, afin de vérifier que nous répondons aux exigences légales, règlementaires ou contractuelles.
  • Pour la prévention et les contrôles de fraude, par exemple pour détecter et essayer d’empêcher les spams, les cyberattaques ou encore les tentatives de vol d’identité.
  • Pour gérer et développer nos activités de services comme par exemple comprendre quelles parties de nos services sont les plus intéressantes pour nos utilisateurs, et nous informer ainsi de la satisfaction des intérêts de nos utilisateurs.

Nous menons ces activités pour gérer au mieux la relation contractuelle avec nos utilisateurs (article 6 par. 1.f) du RGPD), pour nous conformer à une obligation légale (article 6, par. 1.c) du RGPD), et/ou sur la base de notre intérêt légitime (article 6, par. 1. f) du RGPD), ou sur la base de votre consentement, lorsque celui-ci a été donné.

 

V. Destinataires de ces données à caractère personnel

Nous partageons des données à caractère personnel avec nos prestataires de services externes afin de leur permettre de nous fournir les services demandés. Il peut s'agir de fournisseurs de services tels que des services de comptabilité (pour le traitement des paiements et les services similaires), les services d'hébergement de sites web, les services d'analyse de données, des services de déploiement de l’informatique et d'infrastructures connexes, les services d'envoi de courriers électroniques et d'autres services. Dans les cas se justifiant, si cela se révèle nécessaire, les données à caractère personnel peuvent également être partagées avec l'autorité scolaire compétente.

 

VI. Transferts de données vers des pays tiers

Vos données à caractère personnel peuvent être stockées et traitées dans n'importe quel pays, dans lequel nous avons des bureaux ou, dans lequel nous faisons appel à des prestataires de services.

La Commission européenne reconnait certains pays non membres de l’Espace économique européen (EEE), comme offrant un niveau de protection suffisant et conforme aux normes de l’EEE (la liste complète de ces pays peut être trouvée ici).

Pour les transferts hors de l'EEE vers des pays n’étant pas considérés comme appropriés par la Commission européenne, des mesures adéquates ont été mises en place telles que des clauses contractuelles types de protection des données.  

 

VII. Vos droits

Vous disposez des droits suivants à notre encontre quant à vos données personnelles :

  • Droit de renseignement sur les données à caractère personnel vous concernant que nous traitons.
  • Droit de rectification de vos données personnelles comprenant aussi le droit de complétion lorsque certaines données stockées sont incomplètes
  • Droit à l'effacement de vos données personnelles stockées, sauf si le traitement de celles-ci est nécessaire dans le but d’exercer le droit à la liberté d'expression et d'information, de remplir une obligation légale, pour des raisons d'intérêt public ou pour faire valoir, exercer ou défendre des droits légaux.
  • Droit de restriction du traitement, dans la mesure où vous contestez l'exactitude des données, où le traitement est illicite mais que vous refusez leur suppression, où, alors que nous n’en avons plus besoin, vous avez besoin de vos données pour faire valoir, exercer ou défendre des droits en justice ou encore dans la mesure où vous vous êtes opposé au traitement de vos données conformément à l'article 21 du RGPD.
  • Droit d’opposition au traitement des données.
  • Droit à la portabilité des données, c’est-à-dire le droit à la réception de vos données à caractère personnel fournies au format structuré, lisible par machine et couramment utilisé ou encore le droit de demander leur transmission à un autre responsable. 
  • Droit de révocation de votre consentement à tout moment sans que cela n’affecte la licéité du traitement effectué sur la base de votre consentement jusqu’à sa révocation. Cela a pour conséquence qu’à l’avenir, nous ne pouvons plus poursuivre le traitement de vos données qui était basé sur ce consentement.

Si vous souhaitez faire usage d’un ou de plusieurs de ces droits, vous pouvez nous contacter aux coordonnées mentionnées au point I.  Nous nous efforcerons de répondre à votre demande dans les meilleurs délais.

Vous avez en outre le droit de porter plainte auprès d’une autorité de contrôle compétente pour la protection des données si vous avez des réclamations concernant le traitement par nos soins de vos données à caractère personnel. En règle générale, vous pouvez vous adresser à l'autorité de surveillance de votre lieu de résidence habituel ou de notre siège. Vous trouverez ici une liste des autorités de protection des données.

 

VIII. Durée de conservation

Vos données seront conservées tant qu’elles seront nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, conformément au droit applicable.

Les critères utilisés pour déterminer la durée de conservation de vos données comprennent :

  • La durée de la période pendant laquelle nous fournissons les services demandés (par exemple, aussi longtemps que vous avez un compte utilisateur chez nous ou que vous continuez à utiliser les services).
  • En cas d’obligation légale à laquelle nous sommes soumis (par exemple, certaines lois nous obligent à conserver les données pendant une certaine période avant de pouvoir les supprimer).
  • Le cas où la conservation des données est conseillée au regard de notre position juridique (par exemple au regard des délais de prescription applicables, des litiges ou investigations potentiels).

 

IX. Services de tiers

La présente déclaration de confidentialité ne concerne pas les mesures d’information, mesures de protection des données et autres mesures prises par des tiers, y compris s’il s’agit de tiers qui exploitent un site web ou un service vers lequel nos services sont liés. Nous ne sommes pas responsables de ces derniers.  L'inclusion d'un lien vers ces services ne signifie pas que le site ou le service lié est soutenu par nous ou nos partenaires.

 

X. Catégorie particulière de données à caractère personnel

En règle générale dans la mesure où cela n’est pas explicitement demandé, nous vous prions de bien vouloir ne pas nous divulguer certaines de vos données à caractère personnel (comme par exemple, des numéros de sécurité sociale, des informations liées à l'origine ethnique, aux opinions politiques, à la religion ou à d'autres croyances, à la santé, aux caractéristiques biométriques ou génétiques, aux antécédents criminels ou à l'appartenance à un syndicat) par le biais des services ou de toute autre manière que ce soit.

 

XI. Sécurité des données

Nous nous efforçons d’avoir recours à des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données à caractère personnel au sein de notre organisation. Malheureusement, aucun système de transmission ou de stockage de données ne peut être sûr à 100 %. Si vous avez des raisons de penser que l’interaction avec nous n'est plus sûre, veuillez nous en informer dans les plus brefs délais en utilisant les coordonnées mentionnées au point I.

 

XII. Mise à jour et modifications de la présente déclaration de protection des données personnelles

La présente déclaration de protection des données a été mise pour la dernière fois à jour à la date susmentionnée. Nous nous réservons le droit de modifier cette présente déclaration de protection des données à tout moment afin de nous adapter aux modifications législatives et normes réglementaires en vigueur. La déclaration de protection des données en vigueur peut être consultée et imprimée à tout moment sur ce site Internet.

 


 

Annexe 1 - Information sur le traitement commun de vos données

 

Nous, le Centre Français de Berlin et l'Office franco-allemand pour la Jeunesse, travaillons en étroite collaboration dans le cadre du programme Voltaire, un programme d'échange scolaire entre la France et l'Allemagne. En raison de cette coopération, nous traitons également ensemble vos données personnelles.

Afin de garantir vos droits et en tenant compte des dispositions du RGPD, nous avons conclu un accord qui établit des règles concernant le traitement de vos données personnelles. En tant que responsables communs au sens de l'article 26 du RGPD, nous sommes conjointement responsables du traitement de vos données.

Nous répondons ci-après aux questions particulièrement importantes pour vous, avant de vous fournir des informations plus détaillées sur notre accord.

 

Qui sont les responsables et les délégués à la protection des données ?

Les responsables conformément à l'article 4 n° 7 du RGPD sont l'Office franco-allemand pour la Jeunesse, Molkenmarkt 1, 10179 Berlin ou 51 Rue de l'Amiral Mouchez, 75013 Paris ainsi que le Centre Français de Berlin, Müllerstraße 74, 13349 Berlin.

Vous pouvez contacter nos délégués à la protection des données aux adresses protectiondesdonnees@dfjw.org et ds@centre-francais.de ou aux adresses postales respectives avec la mention " à l’attention des responsables délégués à la protection des données".

 

Qui est mon interlocuteur pour les droits tels que l'accès à mes données ou la suppression de ces dernières ?

Nous nous sommes mis d'accord sur la manière de garantir pleinement vos droits et avons défini plus précisément les obligations de chaque partie conformément aux obligations du RGPD. Cela concerne notamment l'exercice des droits des personnes concernées en vertu des articles 15 à 22 du RGPD.

En ce qui concerne le traitement de vos données, vous pouvez vous adresser individuellement aux deux responsables et faire valoir vos droits.

 

Information sur le traitement des données

Nous remplissons nos obligations d'information conformément aux articles 13 et 14 du RGPD concernant le traitement des données dans le cadre du programme Voltaire par le biais de la déclaration de protection des données sur le site Internet du programme Voltaire (https://www.programme-voltaire.org/), qui est géré par l'Office franco-allemand pour la Jeunesse.